Perdi os arquivos de minha empresa. E agora?

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Perder arquivos importantes por causa de erros operacionais ou falhas de equipamento certamente é um problema que nenhum gestor quer enfrentar na vida.

Isso porque são nos arquivos que estão armazenadas informações vitais da empresa. Desde dados estratégicos até mesmo informações financeiras que podem afetar a prosperidade do negócio.

Se a sua empresa não possui nenhum tipo de gestão de arquivos, a verdade é que todas as suas informações podem estar correndo risco de serem perdidas ou, na pior das hipóteses, roubadas.

A boa notícia? Esse risco pode ser facilmente evitado com um servidor de arquivos empresarial, estratégia de backup e gestão inteligente de arquivos.

Quais os principais motivos para perda de arquivos?

São muitos os fatores que podem acarretar na perda de arquivos, que englobam desde erros humanos (decorrentes de falta de treinamento e/ou profissionalismo) até falhas técnicas nos próprios equipamentos.

  • Erro humano: Pessoas “desatentas” ou sem o treinamento adequado  podem ocasionar a perda acidental ou até mesmo intencional de arquivos da empresa.
  • Invasões: a invasão de sistema por meio de vírus, malwares e outras ameaças digitais podem também acarretar a perda de informações importantes.
  • Falha no equipamento: Provavelmente é a principal causa de perda de arquivos nas empresas. As falhas no equipamento podem ser ocasionadas desde queda de energia até desastres naturais.

Apesar de todas essas causas serem conhecidas, muitas delas estão além do controle da empresa e, na maioria das vezes, a perda de arquivos é irreversível.

Por isso, quanto se trata de proteger os arquivos de sua empresa, adotar medidas preventivas é muito mais importante (e econômico) que buscar medidas corretivas.

Como um servidor de arquivos pode me ajudar?

Um servidor de arquivos empresarial irá resolver grande parte do problema e ainda apresenta muitos outros benefícios. Isso por que além de ser um repositório seguro, ele ainda não compromete a rede ou causa travamentos que prejudicam a produtividade dos  colaboradores.

Ele irá ajudar a prevenir tais perdas por ser um repositório seguro dos arquivos trabalhados. Além disso, um servidor de arquivos devidamente instalado ainda oferece uma solução de backup diário e inteligente.

Em outras palavras, contar com um bom servidor de arquivos empresarial permite que sua empresa atue tanto no âmbito da prevenção como da resolução do problema.

Quais os passos para que a minha empresa tenha mais segurança nos dados?

Além do servidor de arquivos, a organização deve adotar uma série de práticas, ferramentas e rotinas que evitam não apenas a perda de arquivos como também aumentam a segurança geral.

Na prática, isso significa contar com:

  • Criptografia de dados: não apenas em e-mails, mas também nos servidores, a criptografia evita que as mensagens sejam interceptadas por terceiros.
  • Política de segurança da informação: deve ser criada uma política com as diretrizes a serem seguidas por todos os colaboradores, que inclua o uso de senhas fortes, o armazenamento de dados nos servidores de arquivos, rotinas de backup, controle de spams etc.
  • Termos de confidencialidade: além das possíveis perdas e vazamentos por invasões digitais, as pessoas por desconhecimento podem compartilhar informações que não deveriam, gerando desconforto e até mesmo prejuízo para a empresa. Quem trabalha com informações confidenciais deve assinar termos de confidencialidade. Esta é uma maneira de garantir a integridade da empresa e de todos os stakeholders envolvidos.
  • Recuperação do backup: a recuperação do backup é uma  ação que ajuda a empresa não apenas a garantir a integridade de seus arquivos e dados em caso de situações extremas, mas também permite a recuperação rápida do fluxo de trabalho. Ele deve ser programado todos os dias, em mais de um lugar diferente.

A informação e a propriedade intelectual da empresa é um dos ativos mais valiosos. Será que você tem dado a devida importância a isso?

Quanto custa um servidor de arquivos empresarial?

A instalação de servidores de arquivos utilizando software livre custam menos que a própria licença do Windows Server. Além disso, a empresa pode usar Windows, Mac, ou Linux como estação de trabalho – o que torna a instalação ainda mais viável em termos de custo.

Apesar de muitas empresas oferecem hoje uma “solução padronizada” para servidores de arquivos, a verdade é que toda empresa possui necessidades e desafios únicos. Por isso, o ideal é sempre solicitar um orçamento com empresas especializadas na implantação e manutenção do serviço.

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